Когато разработвате политики и процедури за вашата собствена компания, може да бъде от голяма полза първо да прегледате примери за този тип документи. Разбира се, вашата окончателна версия трябва да отразява действителните практики на вашата компания, но може да е полезно да започнете с вече съществуващ документ за вдъхновение, вместо да започнете от празен екран. Преди да приложите нова политика, да я прегледа от юрисконсулта на вашата компания за съответствие с приложимите федерални, щатски и местни закони. Предоставените тук мостри са само с информационна цел и не представляват правен съвет.
Примерна политика за присъствие
Политиката на компанията за присъствие трябва да дефинира ключови термини, да посочва процедури за докладване на отсъствия и да детайлизира приложимите последици.
Свързани статии- Подходи за развитие на служителите
- Демотиватори на работното място
- Японска бизнес култура
Примерна политика за посещение
Примерни процедури за заплащане
Целта на този тип политика е да определи периода на заплащане на компанията, да посочи дати на заплащане и да предостави подробности за данъците върху заплатите и как служителите трябва да отчитат времето си. Също така е препоръчително да включите как се обработват запорите и да информирате служителите за тяхното задължение да поддържат адреса си актуален за данъчни цели.
Процедури за заплати
Примерна политика за използване на кредитна карта
Ако издавате фирмени кредитни карти на служители, наложително е да ги накарате да се подпишат на политика, която очертава насоките за използване.
Политика за използване на кредитни карти
Правила за облекло
Добра идея е да предоставите писмена политика, която да уточнява очакванията за облеклото на работното място. Примерната политика, предоставена тук, очертава бизнес непринуден подход, въпреки че може да бъде коригиран, за да отговори на нуждите на всяко работно място.
Бизнес ежедневен дрескод
Политики за свободно време
Независимо дали вашата компания предлага платен отпуск (PTO) или комбинация от отпуск по болест и отпуск, важно е ясно да се очертаят процедурите за използване. Освен това, ако вашата компания е защитен работодател съгласно Закона за семейни медицински отпуски (FMLA), вие също трябва да имате (и да следвате) писмена FMLA политика.
- Платен отпуск : Тази примерна политика предоставя ясно описание на начина, по който се печели и начислява отпуск, максималният размер на отпуските, които могат да се натрупват, как се изплаща, когато някой напусне компанията и как да планирате почивка.
- Отпуск по болест : Тази политика ясно обяснява как служителите печелят отпуск по болест и условията, при които могат да бъдат взети. Той също така предоставя подробности за това как служителите, които трябва да вземат отпуск по болест, трябва да уведомят работодателя и какви документи трябва да бъдат предоставени.
- Ваканция : Този документ е пример за фирмена политика, специфична за времето за почивка. Той предоставя подробности относно допустимостта и начисляването, както и процедурите за искане на одобрение за използване на отпуск, начислен съгласно политиката.
- FMLA : Тази политика за FMLA включва информация, свързана с допустимостта на FMLA, квалификационни събития, сертифициране и други. Вашите процедури за сертифициране трябва да изискват използването на официалниFMLA формидостъпни чрез Министерството на труда (DOL).
Политики за безопасност на работното място
Безопасността е важна във всички работни среди, въпреки че изискванията на политиката се различават значително в зависимост от естеството и нивото на риска, свързани с вида на извършената работа.
- Безопасност на строителството : Този пример е написан, за да отговори на нуждите за безопасност, специфични за строителните обекти.
- Безопасност в здравеопазването : Прегледайте действителните политики за безопасност, използвани от Johns Hopkins Medicine, за да разберете какво трябва да бъде включено в документацията на здравната организация.
- Офис безопасност : Въпреки че офис средите не са най-опасните изисквания за работа, все пак има рискове. Тази проба разглежда често срещаните опасения за безопасността на този тип работни места.
- Здраве & Безопасност : Примерите, предоставени от Асоциацията за безопасност и безопасност на инфраструктурата (IHSA), обхващат широк спектър от работни среди.
- Безопасност и употреба на автомобилния парк : Предоставена от застрахователна компания, тази широка полица урежда използването на собствени на компанията превозни средства.
Политики за наркотици и алкохол
Важно е да имате политика, която да изложи позицията на вашата компания по отношение на злоупотребата с вещества и да очертае всички процедури за тестване на наркотици и алкохол. Доставчикът на застрахователни компенсации на вашите работници вероятно има стандартна политика за наркотици и алкохол, която те препоръчват или изискват. Ако не, може да намерите един от тях за подходящ.
- Злоупотребата с наркотични вещества : Тази политика подробно описва процедурите за предсрочно наемане на работа, основани на кауза и произволни тестове за наркотици и алкохол, заедно със забрани, процедури и последици за нарушения на политиката.
- Работно място без наркотици : Този пример отива малко по-далеч, като включва въпроси като поведение извън дежурството, което може да повлияе на репутацията на компанията и използването на лекарства, отпускани с рецепта, които не са предписани на индивида.
Забележка: Това е област, която се променя бързо по отношение на регулаторните изисквания. Трябва да сте наясно с Правилото OSHA, прието през 2016 г. това ограничава правата на работодателите да изискват тестване на наркотици след инцидент. Също така е важно да знаете, че има държави, в които работодателите не могат да прилагат политиките за наркотици за служители, които имат медицински състояния.
Политики и процедури за персонала
Важно е всяка компания да има конкретни политики и процедури, които да управляват процеса на подбор на служителите. Това помага да се гарантира, че кандидатите се третират справедливо и че компанията се оплаква от изискванията за равни възможности за заетост (EEO).
- Процедури преди наемане на работа : Този документ описва всички аспекти на процеса преди наемане на работа, като например как се приемат заявленията; каква информация трябва да предоставят бъдещите служители; как се провеждат интервюта, проверки на миналото, тестове за наркотици и други прегледи преди назначаване на работа; и как се правят предложения за работа.
- Набиране и подбор : Тук ще намерите процедури за това, какво да правите, след като бъде установена необходимостта от наемане на повече служители, като публикуване на работни места (вътрешни / външни), преглед на автобиографии или заявления, интервюиране, избор на кандидати и предлагане на позиции.
- Външна политика за набиране на персонал : Процедурата за наемане на външни кандидати не е същата като работата с вътрешни повишения. Тази примерна политика описва подход за управление на този подход при наемане на работа по структуриран начин.
- Насоки за интервю : Този преглед за наемане на мениджъри, който да се използва при провеждане на интервюта, обхваща всички аспекти на процеса на интервюиране, от стесняване на кандидатите въз основа на длъжностите и приоритетите до реалното планиране и провеждане на интервютата.
Нови политики и процедури за наемане
Препоръчително е да имате структуриран процес за различните фази на новия процес на наемане.
- Ново наемане : Тази примерна политика посочва стъпка по стъпка какво трябва да направят човешките ресурси и мениджърите при подготовката за включване на нов наем, както и стъпките, които трябва да се предприемат по време на началния период на работа.
- Ориентация към служителите : Този общ преглед описва сроковете и отговорностите за ориентация на служителите. Помислете за адаптиране на тази примерна ориентация към служителите и нов списък за наемане като специфични процедури.
- Нови процедури за наставничество на служители : Ако вашата компания има официална програма за наставничество за нови членове на екипа, може да е от полза да съставите официален документ за процедури, в който да се посочат очакванията и насоките. Прегледайте този пример за колеж в общността, за да започнете.
Политики на технологичното оборудване
Добре написаната политика описва конкретните правила, които трябва да се следват и кой трябва да ги спазва. В повечето случаи всички служители трябва да следват писмени политики и процедури. Някои политики се прилагат само за управленски или наети служители.
- Използване на компютър : Предоставена от Асоциацията на корпоративните съветници, тази политика за използване на компютъра може да бъде от полза, ако търсите доста проста политика, която очертава основните правила.
- Използване на интернет, електронна поща и компютър : Ако искате да прегледате по-сложна технологична политика, този документ от Тексаската комисия за работната сила е добър пример.
- Социална медия : В съвременния бизнес свят е необходимо да има политика на социални медии. Каквато и политика да приемете, трябва да бъде в съответствие Насоки на Националния съвет по трудови отношения (NLRB) .
- Мобилни телефони : Тази примерна политика за мобилни телефони / смартфони предлага насоки относно използването на лични мобилни телефони на работното място, както и за собственост на фирмени мобилни устройства.
- Телекомуникации : Някои компании установяват политика в областта на телекомуникациите, отделно от други политики, базирани на технологиите. Ако вашата организация се интересува от това, помислете за преглед на тази политика, използвана от университет в Калифорния.
Основни предимства на писмените политики
Прилагането на писмени политики има няколко предимства за работодателите. Едно от основните предимства е, че избягвате несъответствия. Писмена политика дава на мениджърите и ръководителите ясни указания за справяне с конкретни работни ситуации. Ако служителят е хронично изостанал, политиката посочва последиците.
Разбира се, писането на политики и процедури е само началото - надзорните органи всъщност трябва да ги следват и да ги прилагат последователно. Когато мениджърите следват писмената политика, можете да избегнете един мениджър да уволни изоставащ служител, а друг мениджър само да предупреди изоставащия служител, което може да създаде несправедлива или дискриминационна среда.
Поставянето на вашите политики в писмен вид позволява на служителите да знаят точно какво трябва да направят, за да останат в добро състояние. Един от най-добрите начини за използване на наръчника за политика е да накарате новите служители да подпишат декларация, потвърждаваща, че са прочели и да се съгласят да спазват правилата в наръчника. Ако някой наруши някоя от политиките, имате доказателство, че служителят-нарушител е знаел правилата преди време и трябва да носи отговорност за действията си.
Значението на правния преглед
Никога не използвайте примерни политики и процедури, които намирате онлайн такива, каквито са, тъй като всяка политика, която приемате, трябва да отразява действителните практики във вашата компания. Те също трябва да са в съответствие с всички приложими закони и разпоредби и може да има значителни разлики в държавните и местните изисквания за съответствие. Винаги трябва да се консултирате с лицензиран адвокат с опит, специфичен за трудовото законодателство, преди да финализирате политиките и процедурите, независимо дали те са индивидуални документи или комбинирани, за да образуват наръчник на служителя или ръководство за процедури.
