Тъй като бизнесът ви расте, писането на официални бизнес отчети е неизбежно. Тези доклади са повече от цифри и факти. Те са лицето на вашата компания и трябва да са професионални и добре написани, за да оставят най-доброто впечатление. Независимо от съдържанието или аудиторията, има основен метод, който можете да следвате, за да създадете своя отчет.
7 стъпки за писане на бизнес отчет
Успешните отчети изискват планиране, така че да можете да предадете информацията ясно. Ако вашата компания има предходни бизнес доклади, които са сметнали за успешни, прегледайте ги, за да получите представа какво може да търсят. Независимо дали са налични примери за предишни отчети, следвайте тези стъпки, когато създавате бизнес отчет.
Свързани статии- Основни бизнес офис консумативи
- Роля на административния асистент
- Оформление на бележка
1. Определете целта на доклада
Има много видове бизнес отчети. Първата стъпка е да определите защо пишете отчета. Това доклад ли е за борда на компанията? Дали егодишен финансов отчетза акционери? Пишете лидоклад за оценка на служител? Дали едоклад за инцидентсвързани със злополука на работното място? Разбирането на причината за доклада ви помага да изберете необходимата информация за желаната аудитория.
как да си направим къща с духове
2. Идентифицирайте и се адаптирайте към аудиторията
Вашият стил на писане трябва да уважава вашата публика. Образователното ниво на писането трябва да съответства на тези, които ще четат доклада. Служителите може да не се нуждаят от всички данни, които са необходими на ръководителите на компанията. Външна организация може да не се нуждае от достъп до каквато и да е информация, считана за класифицирана от вашата компания. Докладът може да е за няколко аудитории наведнъж; може да се наложи да включите проблемите на всяка група в една или може би да напишете повече от една версия, за да се съсредоточите върху всяка аудитория.
3. Съберете и организирайте изследвания
Съберете всички данни, които ще бъдат обхванати в доклада. Това може да включва няколко неща:
- Отчети за продажбите
- Прожекции
- Доклади за посещаемост
- Разходи
- Финансови отчети
- Статистика на производството
Може да се наложи да съберете допълнителни данни, като интервюта,анализ на клиентите, или информация за състезател за по-пълен изглед. Друг момент, който трябва да запомните, е, че ще трябва да обясните методите и процедурите, които сте използвали за събиране на вашите данни. Това добавя достоверност към констатациите и позволява на читателите да се доверят на вашата информация.
4. Направете анализа
В този момент трябва да вземете данните, които имате, и да осмислите всичко това. Вече сте определили причините за написването на този отчет - сега трябва да вземете данните и да се опитате да ги адресирате. Интерпретирайте данните, разберете какво означават тези данни и как могат да бъдат полезни за читателите. На какви въпроси отговарят данните?
къде се намира Айфеловата кула
- Theанализе ключова част от бизнес отчета; трябва да можете да предлагате заключения и препоръки, използвайки този анализ. Например, в случай на разширяване, бихте искали да оцените разходите за разширяването и колко приходи да се очакват. Можете също така да разгледате причините за разширяването, като увеличаване на търсенето и дългосрочни цели за компанията, както и съответните силни, слаби страни, възможности и заплахи чрезSWOT анализ.
- За по-лесно четене може да се наложи да направите диаграми, таблици или графики за вашите данни и анализ. Това дава на читателите числата или точките в лесна форма; може да помогне и ако трябва да направите слайд презентация с вашия отчет.
5. Форматирайте отчета
След като сте направили изследването и сте анализирали данните, следващата стъпка е да форматирате отчета. Повечето бизнес отчети съдържат конкретни раздели; можете да развиетеконтуркоето включва данните от всяка от тези части.
- Резюме - Това е обобщение на ключови точки от доклада, включително препоръки.
- Въведение - Това подробно обяснява защо се изготвя докладът.
- Констатации / данни - Това съдържа изследвания, анализи и всякакви графики и диаграми.
- Заключения - Този раздел съдържа резюмето на раздела с констатациите.
- Препоръка s - Какви са предложенията, основани на констатациите и заключенията в доклада?
Когато създавате контур, трябва да направите списък с важни теми и подтеми и след това да организирате темите си в логичен ред. Повечето отчети работят най-добре с организация на тема-подтема, но използвайте друг формат, ако той по-добре отговаря на вашите данни.
6. Запишете го
Използвайки вашия контур като рамка, можете след това да напишете груб проект на отчета, като използвате информацията, която сте изследвали или анализирали. Целта е да съберете мислите и ключовите си точки на хартия - тази версия все още не е необходимо да бъде граматически перфектна или правилно форматирана. Можете да редактирате хартията по-късно.
7. Прегледайте основните точки в резюмето
Резюмето може да бъде написано последно като съкратена версия на цялостния доклад; много хора изчакват, докато хартията свърши, преди да напишат този преглед. Това резюме трябва да включва:
- Кратко изявление за целта на доклада : Примерно начало може да бъде: „Нашата компания се стреми да разшири дейността си в нови територии. Този доклад прави преглед на настоящите ни възможности и какво би било необходимо, за да преминем към допълнителни области. '
- Важна основна информация : Пример за основна информация може да бъде: „В момента компанията XYZ продава продукти и услуги в три държави и в нея работят 300 души. Всяка допълнителна добавена държава ще изисква 500 000 долара капитал и 75 допълнителни работници. '
- Ключови открития или данни : Използвайки информацията, която сте включили в отчета си, трябва да посочите ключовите анализи, които искате читателят да знае. Например: „За да се разшири в допълнителни 2 държави, компанията XYZ ще трябва да наеме още 150 работници и да построи 2 нови фабрики. Прогнозира се, че всяка фабрика ще донесе 750 000 долара приходи през първата година след завършването. '
- Ключови заключения : В този раздел трябва да обобщите какво казват констатациите. Например, би било важно да се каже: „Поставянето на необходимите елементи ще изисква 1 милион щатски долара капиталови разходи и 3 месеца за завършване на строителството. Прогнозираните приходи от това разширяване са 1,5 милиона долара. '
- Най-важните препоръки : Включете препоръките. Какво трябва да направи компанията с информацията, която сте представили в доклада? Пример е „Компанията XYZ трябва да планира да се разшири в 2 щата и да отпусне 1 милион долара за очакваното строителство“.
Резюмето трябва да съдържа достатъчно информация, където зает изпълнителен директор да може да прочете тази част от доклада и да има добра представа за самия документ. В някои случаи резюмето може да бъде всичко, което се чете. В идеалния случай резюмето трябва да е с дължина на страница или по-малко. Прегледайте товапример резюмеза насоки.
Често срещани проблеми с бизнес докладите, които трябва да се избягват
Има някои общи проблеми, които трябва да избягвате при писането на бизнес отчет.
- Внимавай с езика: Поддържайте езика официален, за да поддържате коректност.
- Многословност: Бъдете кратки. Не използвайте десет думи, ако две ще го направят.
- Твърде много жаргон: Не го използвайте, ако можете да го избегнете. Ако трябва да използвате жаргон, тогава дефинирайте термина при първото му използване.
Уверете се, че отчетът ви е гладък и че данните, заключенията и препоръките се вграждат един в друг. Читателят трябва да може да проследи разсъжденията, които показват как стигнахте до крайните точки.
добавяне на оцет към прането в h.e. шайба
Попълване на ефективен доклад
След като завършите първата си чернова, е време да я преработите. Всички бизнес отчети ще се възползват от корекция.Корекцияотчетът ви помага да напишете ефективен отчет, който постига целите на вашата организация. Не бързайте и следете детайлите и можете да пишете ефективни и професионални бизнес доклади.
