През целия живот от повечето хора ще се изисква да пишат официални писма за различни поводи. Приетият формат на официално писмо, понякога наричан бизнес писмо, е точен и трябва да се спазва, за да се приеме сериозно.
Как да използвам примерното официално писмо
Изтеглете това редактируемо официално писмо.
За да използвате примерното писмо, кликнете върху изображението. На този етап можете или да го изтеглите на компютъра си, за да го използвате по-късно, или да го редактирате според вашите нужди и след това да го запазите и изтеглите. За да изтеглите писмото, кликнете върху изображението и то ще се отвори в нов прозорец. След това кликнете върху иконата за изтегляне, за да я запазите на вашия компютър.
Свързани статии
- Как да адресираме писмо до семейство правилно
- Примерни писма за искане
- Как да напиша бизнес писмо
За да редактирате писмото преди изтегляне:
- Щракнете върху изображението.
- Кликнете върху областта, която искате да редактирате, и маркирайте текста там.
- Променете текста, ако е необходимо.
Ако имате нужда от помощ, за да изтеглите печата, товаръководствоможе да бъде полезен ресурс.
Как да напиша официално писмо
Да знаете какво да пишете и как да пишете официално писмо е несъмнено умение, което ще използвате многократно през целия си професионален живот. Спазването на правилния формат е също толкова важно, колкото това, което всъщност пишете, когато става въпрос за официални писма.
Стъпка 1: Съберете информация
За да напишете писмото си, ще трябва да имате информация за себе си и човека, на когото пишете. Ще трябва да включите вашия адрес и всякаква информация за вас, която подкрепя целта на писмото.
Информацията, от която се нуждаете за получателя на вашето писмо, включва:
- Пълно име
- Заглавие (д-р, преподобна, г-жа)
- Име на фирма или организация
- Пощенски адрес
Когато изпращате официално писмо, най-добрата практика е да го адресирате до конкретно лице. Ако не сте сигурни към кого да насочите писмото си, можете да проверите уебсайта на компанията или да им се обадите директно. Когато не знаете заглавието на човека или когато не сте сигурни дали е мъж или жена, можете просто да използвате пълното име на човека.
Съхранявайте цялата тази информация на едно място, където можете лесно да я намерите, докато пишете писмото си. Това ще улесни действителния процес на писане на писма.
Стъпка 2: Форматиране
Съществува общоприет стандартен формат за официални писма. Придържайте се към този формат и ще създадете впечатление, че зачитате официалността на ситуацията и сте положили усилия да проучите форматирането. The Лаборатория за писане онлайн в Purdue предлага конкретни насоки при форматирането на официално писмо:
- 12-точков шрифт
- Шрифт Times New Roman
- Едноредово разстояние
- 1,5-инчови полета
- Блоков формат
- Ляво подравняване
- Дати, написани в този пример: 14 март 1999 г. (с изписания месец и годината, съдържаща четири цифри)
Стъпка 3: Заглавие
Заглавието включва вашия адрес и дата; не поставяте името си в заглавието. Приемливо е да включите вашия имейл адрес и телефонен номер в заглавието, но не е задължително. Заглавието преминава в горния ляв ъгъл на документа в блоков формат, което означава, че всеки ред започва точно под последния.
Ако включите имейл адрес, уверете се, че е професионален. Имейл адрес като catsRcute@wahoo.com ще изглежда незрял и непрофесионален. Когато е възможно, създайте имейл адрес, който използва само вашето име и фамилия. Същият стандарт важи и за включване на телефонен номер. Включете само номер, до който лесно можете да се свържете или където има възможност да оставите съобщение за вас.
Стъпка 4: Вътрешен адрес
Вътрешният адрес включва името и адреса на лицето, на което пишете. Оксфордски речници споделя, че този раздел от писмото ви трябва да започва четири реда под заглавието. Започнете със заглавието и пълното име на получателя. Ако не знаете името на човека, можете да използвате само неговото заглавие, но най-добре е да адресирате писмото до конкретно лице. Под името ще напишете адреса с всички изписани думи. Например, трябва да използвате „Street“, а не съкратеното „st.“
Стъпка 5: Поздрав
Поздравът по същество е поздрав, като когато срещнете някого лично и му кажете „Здравейте“. Този раздел трябва да започва на два реда под вътрешния адрес. Най-често използваният официален поздрав, според пиши , е „Уважаеми“. След това ще включите заглавието и името на получателя, последвано от двоеточие. Например, може да кажете „Уважаеми господин Джоунс:“
Стъпка 6: Тяло
Тялото на писмото е вашето действително съобщение. В официално писмо можете да имате някъде между един до три абзаца в тялото в зависимост от вашата цел.
- Първи параграф - представете себе си и целта си за писане
- Втори параграф - предоставете кратка информация в подкрепа на вашата цел
- Трети параграф - благодарете на получателя за отделеното време и направете справка с предоставените допълнителни материали
Тялото на писмото трябва да бъде поставено на два реда под поздрава, така че да пропуснете един ред между тях.
Стъпка 7: Затваряне
Приключването е как се сбогувате в писмо. Пропуснете един ред след тялото, след което напишете заключението си. След вашатазаключителна фразаискате да оставите няколко реда отдолу, след това въведете пълното си име. Мястото, което оставяте, ще бъде там, където физически подписвате писмото. Приемливите официални закривания включват:
- С Най-Добри Пожелания
- на Ваше разположение
- Най-добри пожелания
Винаги не забравяйте да следвате затварянето си със запетая.
Стъпка 8: Редактиране
Много е важно да проверите формата, правописа и граматиката в официално писмо, преди да го изпратите. Този вид внимание към детайлите показва вашата работна етика и способност за проследяване. Можете да използвате опцията за проверка на правописа на вашия компютър като отправна точка. След като направите това, е добре да помолите някой друг да разгледа документа. След това трябва да проверите сами писмото още веднъж, преди да завършите. По време на редактирането вие и избраният от вас рецензент трябва да търсите следното:
- Правилно изписване и използване на думи
- Правилни пунктуации
- Интервал и шрифт
- Използване на правилна граматика
- Тон на писмото - трябва да бъде топъл, уважителен и професионален
- Без жаргонни думи и контракции
- Правилно заглавие за получателя
- Правилна информация за контакт за подател и получател
Най-доброто първо впечатление
Официалното писмо често дава първото впечатление за вас на професионалист, когото не сте срещали. Следвайте стандартните указания за форматиране и ще бъдете взети сериозно и уважавани.
